Wissenstransfer im Unternehmen: Wie bleibt Know-how erhalten, wenn erfahrene Mitarbeiter gehen?

Ein erfahrener Techniker erkennt eine Anlagenstörung, bevor sie den Betrieb unterbricht. Eine Projektleiterin weiß, welche Abstimmungen bei einem anspruchsvollen Kunden entscheidend sind. Vieles davon steht in keinem Handbuch. Verlassen diese Mitarbeiter das Unternehmen, kann mit ihnen wertvolles Wissen verloren gehen. Wie lässt sich dieses Know-how sichern und an andere weitergeben?

Warum Erfahrungswissen so wertvoll ist

Arbeitsanweisungen, technische Zeichnungen und Projektdokumentationen halten wichtige Informationen fest. Daneben gibt es Wissen, das Mitarbeiter über Jahre im Arbeitsalltag aufbauen: Sie erkennen Zusammenhänge, beurteilen Ausnahmen und wissen, welche Lösung unter welchen Bedingungen funktioniert.

Dieses sogenannte implizite Wissen lässt sich häufig nur schwer in Worte fassen. Gerade deshalb reicht es nicht aus, beim Ausscheiden eines Mitarbeiters lediglich dessen Dateien zu übergeben. Wissenstransfer bedeutet, Erfahrungen so weiterzugeben, dass andere sie verstehen und in ihrer eigenen Arbeit nutzen können.

Welches Wissen sollte zuerst gesichert werden?

Nicht jede Information ist gleichermaßen wichtig. Unternehmen sollten zunächst prüfen, wo sie besonders stark vom Know-how einzelner Personen abhängen. Eine hilfreiche Frage lautet: Welche Aufgaben könnten wir nur schwer erledigen, wenn dieser Mitarbeiter morgen nicht mehr verfügbar wäre?

In technischen Branchen können dazu beispielsweise gehören:

• Maschinenbau: Erfahrungen mit wiederkehrenden Störungen und besonderen Anforderungen einzelner Anlagen.
• Anlagenbau: Hintergründe zu Projektentscheidungen, Kundenabsprachen und technischen Sonderlösungen.
• Elektrotechnik: Kenntnisse über gewachsene Installationen, Schnittstellen und frühere Anpassungen.

Für eine erste Übersicht genügt eine einfache Zuordnung: Welches Wissen ist wichtig, wer besitzt es und wer benötigt es künftig? Vorrang sollten Themen erhalten, deren Verlust laufende Projekte, Qualität oder Kundenbeziehungen besonders beeinträchtigen könnte.

Wie lässt sich Wissen im Arbeitsalltag weitergeben?

Je nach Aufgabe sind unterschiedliche Methoden sinnvoll. Besonders hilfreich ist die Verbindung aus persönlichem Austausch, gemeinsamer Arbeit und nachvollziehbarer Dokumentation.

Übergabegespräche gezielt vorbereiten

Eine allgemeine Aufforderung wie „Schreiben Sie bitte alles Wichtige auf“ bleibt oft zu ungenau. Strukturierte Gespräche sollten konkrete Aufgaben, schwierige Situationen und bewährte Lösungswege aufgreifen. Welche Probleme treten regelmäßig auf? Warum wurde eine bestimmte Entscheidung getroffen? Wer muss bei Rückfragen einbezogen werden?

Die Ergebnisse lassen sich nach Themen ordnen und in einen Übergabeplan überführen. Dieser hält fest, was mit welcher Priorität vermittelt werden soll. Das Fraunhofer IPK beschreibt ein solches Vorgehen als Bestandteil systematischer Erfahrungssicherung.

Gemeinsam arbeiten und Entscheidungen erklären

Wo es möglich ist, sollten erfahrene Mitarbeiter und ihre Nachfolger eine Zeit lang zusammenarbeiten. Dabei geht es auch darum, Überlegungen hinter einzelnen Arbeitsschritten sichtbar zu machen.

Ein Beispiel: Bei einer Fehlersuche erklärt die erfahrene Fachkraft, welche Ursache sie zuerst prüft und warum. Anschließend übernimmt der Nachfolger eine vergleichbare Aufgabe und bespricht offene Fragen. So lässt sich erkennen, welche Zusammenhänge bereits verstanden wurden und wo weitere Einarbeitung nötig ist.

Wissen verständlich dokumentieren

Kurze Arbeitsanleitungen, kommentierte Fotos oder dokumentierte Praxisfälle können den Austausch ergänzen. Entscheidend ist, dass die Informationen zur jeweiligen Aufgabe passen und im Arbeitsprozess nutzbar sind. Das Fraunhofer IFF untersucht beispielsweise, wie digitale Anleitungen um solches Erfahrungswissen ergänzt werden können.

Für die Umsetzung empfiehlt sich eine klare Ablagestruktur mit eindeutigen Bezeichnungen und einem Verantwortlichen für die Aktualisierung.

Welche Fehler erschweren den Wissenstransfer?

Häufig beginnt die Übergabe erst kurz vor dem letzten Arbeitstag. Dann fehlen Zeit für Rückfragen und Gelegenheit, wichtige Abläufe gemeinsam durchzugehen. Das Fraunhofer IPK empfiehlt deshalb eine frühzeitige Vorbereitung und möglichst eine gemeinsame Übergangsphase.

Auch eine umfangreiche Dokumentation allein sagt wenig darüber aus, ob die Übergabe gelungen ist. Prüfen Sie deshalb anhand konkreter Aufgaben, ob die Empfänger die Informationen finden, verstehen und anwenden können. Planen Sie dafür feste Termine ein und würdigen Sie den Beitrag der Mitarbeiter, die ihr Erfahrungswissen weitergeben.

Wissenstransfer und Nachfolge zusammen planen

Bei einer anstehenden Nachbesetzung lohnt es sich, frühzeitig zwei Fragen zu verbinden: Welches Wissen muss im Unternehmen erhalten bleiben, und welche zusätzlichen Kompetenzen werden künftig gebraucht?

Daraus kann sich ergeben, dass Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter verteilt, interne Talente entwickelt oder externe Fach- und Führungskräfte gesucht werden. Die neue Person muss dabei nicht den bisherigen Stelleninhaber vollständig kopieren. Entscheidend ist, vorhandene Erfahrung zu bewahren und zugleich Raum für neue Fähigkeiten und Arbeitsweisen zu schaffen.

Eine rechtzeitig geplante Nachfolge schafft dafür bessere Voraussetzungen. BrainGain unterstützt Unternehmen bei der Suche nach passenden Fach- und Führungskräften in technischen Branchen.

Energie ist aktuell ein größeres und wichtigeres Thema als je zuvor. Während der Klimawandel einen schnellen Umstieg auf erneuerbare Energien erfordert, stellt der russische Krieg gegen die Ukraine die Pläne vor neue Herausforderungen. Der Ausbau der erneuerbaren Energien geht ohnehin nur schleppend voran. Durch die nun entstehenden Probleme aufgrund der Abhängigkeit von russischem Gas und Öl stellen viele Menschen sich die Frage: Was passiert, wenn fossile Energien wie zum Beispiel Kohle nicht mehr genutzt werden? Ist der Ausbau der Erneuerbaren schnell genug abgeschlossen oder schießen zum Kohleausstieg die Preise so in die Höhe, wie sie es aktuell tun? Wir geben einen Überblick über die Herausforderungen.

Wie ist die aktuelle Situation zum Energiemix?

Die Energiequellen für Strom in Deutschland sind in der Eigenproduktion aktuell bunt gemischt. So wurden im Jahr 2021 490 Mrd. kWh Strom produziert. Der Anteil erneuerbarer Energien – also Windkraft, Photovoltaik, Biomasse und Wasserkraft – lag dabei bei 45,7 Prozent. Bei den fossilen Energien hat vor allem die Kohle mit fast 30 Prozent noch einen großen Anteil. Es ist demnach noch ein weiter Weg bis zum geplanten Kohleausstieg – die Stromerzeugung aus Kohle ist im letzten Jahr sogar wieder angestiegen.

Dennoch schenken die Zahlen mit knapp der Hälfte an erneuerbaren Energieträgern für die Stromerzeugung Hoffnung. Für das Heizen hingegen sind erneuerbare Energien noch am Anfang. Zwar werden in Neubauten immer öfter Wärmepumpen eingesetzt – knapp die Hälfte arbeitet mit dieser Technologie – dennoch wird zum Großteil noch immer mit Gas geheizt. Andere Wärmequellen sind besonders für Bestandsbauten nicht kosteneffizient genug – genauso wie für die Industrie, wo der Großteil der Energie nach wie vor aus fossilen Brennstoffen wie Kohle gewonnen wird. Die Entwicklung neuer Energieträger wie Wasserstoff steckt auch hier noch in den Kinderschuhen. Die Folge: Deutschland importiert Erdgas zu großen Teilen aus Russland. Im Jahr 2019 waren das 55,6 Mrd. Kubikmeter, laut Statistic Review of World Energy etwa die Hälfte des gesamten zugekauften Gases. Dass durch den Krieg in der Ukraine für Deutschland Probleme entstehen, ist naheliegend.

Aktuelle Fragen rund um den Energiemix in Deutschland

Die Abhängigkeit von Russland hat in den letzten Wochen einige Fragen aufgeworfen – schließlich zeigen sich aktuell die Folgen bei nicht ausreichender Versorgung mit Energie. Wir möchten einen Einblick geben.

Kann Gas ersetzt werden?

Die größten Herausforderungen scheinen aktuell in der Versorgung mit industrieller Energie zu bestehen. Während der Strombedarf in Deutschland eigenständig gedeckt werden kann – wenn auch noch nicht durch einen Strommix aus erneuerbaren Energien – besteht bei der industriell genutzten Energie eine Abhängigkeit von internationalen, fossilen Energieträgern. Regenerative Quellen wie zum Beispiel Wasserstoff sind hier noch nicht in großen Mengen verfügbar. Aktuell scheint der Weg weg vom Gas – und von der Kohle – demnach noch ein langer zu sein: Laut DIW rechnen vorsichtige Prognosen erst 2035 mit vollständiger Unabhängigkeit von fossilen Energien. Es benötigt Investitionen in Forschung, um erneuerbare Energien auch für die Industrie attraktiver zu machen.

Kann Deutschland wirklich aus der Kohle aussteigen?

Auch Kohle wird nach wie vor umfassend eingesetzt – sowohl für die Stromproduktion als auch für die Wärmeversorgung und die Industrie. Besonders die Industrie arbeitet neben Gas noch zu großen Teilen mit Kohle, die im Gegensatz zu Wasserstoff deutlich günstiger und damit interessanter ist. Um den Kohleausstieg zu schaffen, sind deutlichere Anreize für den Umstieg auf regenerative Energien nötig. Ziel sollte es sein, Kohle so unattraktiv und andere Quellen gleichzeitig so attraktiv zu machen, dass Unternehmen freiwillig auf erneuerbare Energiequellen umsteigen. Aktuell sind die Kosten für Alternativen unter anderem aufgrund nötiger Investitionen für die Umrüstung allerdings noch deutlich zu hoch – die Abhängigkeit von Russland in der momentanen Kriegssituation betont dieses Problem noch einmal deutlich. Der Kohleausstieg könnte sich demnach noch einmal verzögern.

Ist nukleare Energie die Lösung?

Immer wieder fordern Stimmen aus Wirtschaft, Politik und Gesellschaft, die bestehenden Atomkraftwerke am Netz zu lassen und nukleare Energie für die Übergangszeit oder als langfristige Ergänzung zu nutzen. Von der EU wurde diese Energieform jetzt sogar als nachhaltig erklärt. Atomenergie könne als verlässliche Quelle verwendet werden, wenn Sonne und Wind nicht ausreichend Energie liefern können. Dass Kernenergie jedoch aufgrund des entstehenden radioaktiven Mülls und fehlender Entsorgungsmöglichkeiten sicherlich keine umweltfreundliche Lösung ist, sollte deutlich sein. Auch aufgrund der technischen und organisatorischen Probleme ist die Fortführung der Atomkraftwerke voraussichtlich keine Option mehr.

Können erneuerbare Energien den Bedarf decken?

Laut einer Studie aus dem Jahr 2021 des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW Berlin) ist es in der Theorie möglich, den Energiebedarf in Deutschland innerhalb der nächsten 10 bis 15 Jahre aus erneuerbaren Energien zu decken. Voraussetzung ist neben einer europäischen Zusammenarbeit vor allem eine deutliche Steigerung des Ausbautempos. Besonders im Bereich der Windenergie muss viel geschehen, da das Potenzial hier mit am größten ist – vor allem in Süddeutschland sei hier das Potenzial nicht annähernd ausgeschöpft, die Hürden der Politik jedoch deutlich zu hoch.

Schaut man sich die Situation in Zahlen an, kommt schnell die Frage auf, was Deutschland am schnelleren Ausbau hindert: Nur etwa 2 – 2,5 Prozent der Fläche Deutschlands würde für eine 100-prozentige Energieversorgung aus Wind- und Solarenergie benötigt – das ist in etwa die Hälfte von Schleswig-Holstein. Wir schauen uns die Hürden und Möglichkeiten im kommenden Beitrag genauer an.

Herausforderungen in der Energiebranche zeigen sich auch im Headhunting

Die Energiebranche steht vor großen Herausforderungen – das ist schon lange kein Geheimnis mehr. Wie komplex diese Herausforderungen sind, zeigt sich jedoch durch die aktuelle Krise noch deutlicher. Die internationale Abhängigkeit wirft Deutschland in seinen Fortschritten zurück, gleichzeitig sind die Hürden für den Ausbau erneuerbarer Energien noch immer zu hoch. Ein weiterer Faktor spielt eine zusätzliche und wichtige Rolle: die Fach- und Führungskräfte. Um den Ausbau der Erneuerbaren weiter voranzutreiben, werden Spezialisten benötigt, an denen es aktuell auf dem Arbeitsmarkt mangelt. Vor dieser Herausforderung stehen Headhunter in der Energiebranche schon seit einiger Zeit. Die Suche nach Ingenieuren, Fachkräften und Managern im Bereich der regenerativen Energien gestaltet sich schwierig. Umso wichtiger ist die Weiterbildung bestehender Mitarbeiter und die Ausbildung neuer Spezialisten, um die Energiewende meistern zu können.